เอกสารที่จัดทำขึ้นประเภทแบบฟอร์มสร้างขึ้นมาเพื่อเก็บข้อมูลที่แสดงถึงข้อมูลที่ได้มาจากการปฏิบัติตามกระบวนการทำงานตามแต่ละขั้นตอนอย่างถูกต้องเพื่อมีโอกาสสอบกลับได้ เมื่อเกิดข้อสงสัยหรือเมื่อเราต้องการพิสูจน์บางอย่างจึงจำเป็นต้องกำหนดอายุการจัดเก็บไว้เพื่อไม่ให้มีการนำไปทำลายก่อนที่เรานำกลับมาใช้งาน สิ่งที่ควรพิจารณาจากความต้องการลูกค้า ความต้องการขององค์กรหรือกฏหมาย